Poradnik dla Klienta

Obowiązek posiadania kasy fiskalnej

Ulga na zakup kasy fiskalnej

Najczęściej zadawane pytania

Jak rozpocząć pracę z urządzeniem fiskalnym

Zagadnienia serwisowe

Słownik pojęć fiskalnych

 

OBOWIĄZEK POSIADANIA KASY FISKALNEJ

 

 

Kogo dotyczy obowiązek posiadania urządzenia fiskalnego ?

• 
  

  Obowiązek prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

  
  

Ewidencjonowanie obrotu

• 
  

  Na urządzeniu fiskalnym (kasa fiskalna, drukarka fiskalna) rejestrowana jest każda sprzedaż która realizowana na rzecz osób fizycznych. Osoby te nie prowadzą działalności gospodarczej ani nie są rolnikami ryczałtowymi. Oryginał paragonu należy wydać klientowi.

  
  

Oryginały i kopie paragonów fiskalnych

• 
  

  Obowiązek prowadzenia ewidencji z wykorzystaniem kas fiskalnych określa rozporządzenie Ministra Finansów z dn. 16 grudnia 2016 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących

  
  

Raport dobowy i miesięczny – czym jest i kiedy należy go wykonać

• 
  

  W raporcie dobowym zawarte są informacje, będące podstawą do rozliczenia podatkowego. Wykonywany jest na koniec dnia w którym sprzedaż była zarejestrowana lub nie później niż następnego dnia przed rozpoczęciem sprzedaży. Raport dobowy nie jest wykonywany jeśli w danym dniu nie było sprzedaży

  
  


• 
  

  Raport miesięczny lub okresowy zawiera wszystkie raporty dobowe wykonane w danym miesiącu oraz ich podsumowanie. Raport za dany miesiąc należy wykonać do 25 dnia następnego miesiąca np.: raport za miesiąc styczeń wykonany powinien zostać najpóźniej do dnia 25 lutego.

  
  

Obowiązek wykonywania przeglądów okresowych

• 
  

  Posiadając kasę lub drukarkę fiskalną obowiązkowo należy wykonywać przeglądy techniczne nie rzadziej niż co 24 miesiące. Przegląd ten należy zgłosić do firmy prowadzącej obsługę serwisową urządzenia. Dane kontaktowe firmy znajdują się w książce serwisowej kasy. Serwisant po wykonaniu przeglądu musi zamieścić wpis w książce serwisowej kasy rejestrującej, która powinna być przechowywana w miejscu zainstalowania urządzenia.

  
  

• 
  

  Aby mieć prawo do otrzymania ulgi za zakup kasy fiskalnej, należy przed rozpoczęciem ewidencjonowania i fiskalizacją powiadomić Naczelnika Urzędu Skarbowego (US) o wszystkich instalowanych urządzeniach. Kolejnym krokiem jest przeprowadzenie w wymaganym terminie fiskalizacji. Następnie w ciągu 7 dni od fiskalizacji serwis i użytkownik składają do właściwego US wypełniony formularz zgłoszenia kasy. Oba formularze (serwisowy i użytkownika) dołączane są do urządzenia. Gdy powyższe warunki zostaną spełnione należy przedstawić w Urzędzie Skarbowym oryginał faktury za zakup kasy, wraz z dowodem zapłaty. Po wykonaniu wspomnianych czynności można rozliczyć wydatek. Odliczenie należy się podatnikom którzy kupują urządzenie fiskalne po raz pierwszy

  
  

W jakich sytuacjach podatnik musi zwrócić ulgę ?

• 
  

  Istnieją przypadki w których otrzymaną ulgę na zakup kasy fiskalnej należy zwrócić. W przypadku gdy podatnik nie dopełnił wszystkich obowiązków przed i po fiskalizacji lub nie rozpoczął ewidencji sprzedaży na kasie w obowiązującym go terminie. Należy pamiętać, że w ciągu trzech lat od fiskalizacji (rozpoczęcia ewidencji na kasie) należy spełnić poniższe warunki:

  
  

1. 
   

   terminowo zgłaszać urządzenie do obowiązkowych przeglądów technicznych

   
   


2. 
   

   nie wolno w tym okresie zaprzestać prowadzenia działalności, ogłosić likwidację lub upadłość firmy.

   
   

 

 

Jak zarejestrować na kasie sytuację, kiedy klient posiadając paragon potwierdzający transakcje zakupu chce zwrócić zakupiony towar ? 

• Zgodnie z obowiązującymi przepisami zasada działania kas rejestrujących nie przewiduje zwrotów, czy też anulowania zakończonego paragonu. W przypadku zwrotu towaru przez klienta możliwa jest tylko korekta ręczna w dokumentacji księgowej. Szczegóły takiej operacji opisuje rozporządzenie ministra finansów z dnia14 marca 2013 roku (§3 ust.4). 

• Obsługę Euro jak i inne rodzaje walut, posiada każde urządzenie fiskalne z bieżącej oferty Elex. Realizuje się to na kasie przez zmianę formy płatności np: na walutę, kartę itp. Programowanie form płatność można wykonąć samodzielnie w menu kasy. W przypadku wprowadzenia do obiegu jednostki monetarnej Euro (zmiana waluty ewidencyjnej), użytkownik będzie mógł samodzielnie lub przy pomocy autoryzowanego serwisu dokonać odpowiedniej zmiany środka płatności w kasie rejestrującej. Dodatkowo jest możliwość zaprogramowania takaie zmiany z wyprzedzeniem podając datę, kiedy ma zmiana nastąpić, a kasa wykona ją już automatycznie.

W jaki sposób uzyskać kopie wydruków z kasy wyposażonej w kopię elektroniczną ?

• Kopie wszystkich wydruków można uzyskać poprzez wywołanie funkcji w menu kasy: „Kopia elektroniczna”. Dokumenty zakończone raportem dobowym są dostępne w pozycji: „Zawartość IND”, zaś przed raportem przechowywane są w folderze: „Zawartość pamięci podręcznej”. Filtrowanie wydruków dostępne jest według typu wydruku, zakresu dat i zakresu numerów.

• żytkownik może samodzielnie dokonać aktualizacji wskazań zegara w kasach i drukarkach fiskalnych. Czynność musi być poprzedzona wydrukiem raportu dobowego. Maksymalna wartość zmiany ustawień zegara to: +/- 2 godziny. Zmiany takiej można dokonać tylko jeden raz po wykonaniu każdego raportu dobowego. W przypadku wątpliwości prosimy o kontakt z naszym serwisem.

• 
  

  Do kasy fiskalnej można podłączyć urządzenia peryferyjne takie jak np. skanery, wagi, czy czytniki kodów. W przypadku drukarek fiskalnych wyposażonych w port Ethernet dzięki usłudze tunelowania portów COM , urządzeniami peryferyjnymi, podłączonymi bezpośrednio do drukarki, można w bardzo wygodny sposób sterować z poziomu komputera. Kasy i drukarki współpracują z szufladami kasjerskimi i w związku z tym warto również zwrócić uwagę na kompatybilność z interfejsami napięciowymi dostępnych na rynku szuflad tj: 6V, 12V, 18V, oraz 24V.

  
  

• Wybór urządzenia fiskalnego powinien być przemyślany. Kasy i drukarki poza funkcją fiskalną wspomagają zarządzanie placówką handlową. Skontaktuj się z naszym oddziałem Elex, nasi specjaliści dobiorą urządzenie odpowiednie do Twoich potrzeb. 

• Kolejnym etapem jest zaprogramowanie i skonfigurowanie urządzenia. Pomoże nam w tym Serwisant. Udzielone przez niego instrukcje ułatwią sprawną i szybką obsługę klientów oraz prawidłową sprawozdawczość, potrzebną dla kontroli skarbowej lub podatkowej.

• Fiskalizacja to etap, w którym nieodwracalnie uaktywnia się pamięć fiskalną. Operację fiskalizacji przeprowadza uprawniony do tego pracownik serwisu, który powinien posiadać legitymację producenta bądź dystrybutora kas i drukarek fiskalnych. Od tej pory w pamięci fiskalnej będą zapisywane wszystkie operacje dokonywane w urządzeniu. 

 

 

Na czym polega fiskalizacja kasy ?

• Fiskalizacja jest jednorazową i nieodwracalną operacją polegającą na trwałym zapisie numeru NIP podatnika w pamięci fiskalnej. Fiskalizacja powoduje przełączenie kasy w tryb fiskalny, w którym raporty dobowe, zawierające sprzedaż dzienną, zapisują się do pamięci fiskalnej. Fiskalizacji dokonuje uprawniony serwisant na wniosek użytkownika kasy. Przeprowadzoną fiskalizację należy w ciągu 7 dni zgłosić do właściwego dla podatnika Naczelnika Urzędu Skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego w przypadku kas offline. W przypadku kas online dzieje się to automatycznie i nie ma obowiązku zgłoszenia kasy do naczelnika urzędu skarbowego.

 

 

Kasa rejestrująca

• Urządzenie elektroniczne ewidencjonujące i rejestrujące w module fiskalnym sprzedaż każdego towaru lub usługi. 

• Podatek od Towarów i Usług. W urządzeniach fiskalnych stawki podatkowe są definiowane i zapisywane do pamięci fiskalnej po raz pierwszy podczas fiskalizacji urządzenia i mogą być zmieniane w trakcie użytkowania kasy (maksimum 30 razy). 

• 
  

  Jest to proces nieodwracalny, polegający na przełączeniu kasy z trybu niefiskalnego w tryb fiskalny. W procesie tym przedstawiciel autoryzowanego serwisu kasy wprowadza do jej pamięci dostarczone przez użytkownika następujące dane: stawki PTU, nagłówek kasy (nazwę i adres siedziby firmy , miejsce instalacji kasy), NIP 

  
  

• Raport dobowy jest podstawowym fiskalnym raportem rozliczeniowym, który należy wykonywać codziennie po zakończeniu sprzedaży. W raporcie dobowym zawarte są informacje będące podstawą do rozliczenia podatkowego. 

• Raport okresowy umożliwia odczyt informacji zapisanych w pamięci fiskalnej w danym przedziale czasu. Specjalna forma tego raportu - fiskalny raport okresowy miesięczny - zawiera wszystkie raporty dobowe zapisane w pamięci fiskalnej w danym miesiącu oraz podsumowanie tych raportów. 

• Obrót to suma brutto paragonów (niezależnie od rodzaju form płatności. Opakowania zwrotne nie są wliczane do obrotu). 

• Utarg to suma brutto paragonów fiskalnych (obrót) płaconych gotówką i kwot wynikających z obrotu opakowaniami zwrotnymi (przyjęcia i zwroty). 

• Stan kasy to ilość gotówki w kasie, która wynika ze sprzedaży gotówkowej, przyjęć i zwrotów opakowań zwrotnych rozliczanych gotówką oraz wpłat i wypłat z kasy. 

• Totalizery - Wewnętrzne liczniki kasy, w których przechowywane są informacje o sprzedaży w poszczególnych stawkach podatkowych (A...G), liczbie wystawionych paragonów, liczbie i kwocie anulowanych paragonów itp. Totalizery są zerowane po wykonaniu raportu dobowego. 

• Numer ewidencyjny kasy to numer nadawany przez właściwy Urząd Skarbowy. Powinien być naniesiony na kasę w sposób trwały oraz odnotowany w książce kasy.